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La importancia de tener tu información respaldada: discos duros, NAS y la nube
Una caída no es una pérdida, pero le muestra de quién dependen sus datos
El 12 de noviembre de 2026 una falla en Microsoft 365 dejó sin acceso al correo de Exchange Online a empresas de varias regiones, con efectos en Teams, SharePoint y otros servicios. Los reportes la ubican en más de diez horas, con recuperación parcial en algunas regiones. Microsoft dijo que no tenía indicios de actividad maliciosa y que publicaría un informe con la causa; no reportó pérdida de datos.
No es un caso exclusivo de Microsoft. El 12 de junio de 2025 una falla global en Google Cloud, originada en un cambio de política defectuoso en su sistema de control de cuotas, causó errores y lentitud durante unas tres horas en servicios de Google Cloud y en Google Workspace, incluidos Gmail, Drive y Meet. Los dos casos son distintos y muestran lo mismo: el servicio puede fallar sin que usted haga nada mal.
Este tipo de caída es un problema de disponibilidad: los datos existen, pero nadie puede entrar a ellos. La pérdida de datos es otro problema: un archivo borrado por error, un disco dañado, un ransomware o un empleado que se lleva y elimina información. Una buena estrategia de copias de seguridad cubre los dos riesgos de forma distinta, y la mayoría de las empresas no ha decidido cuál de los dos le preocupa más.
La pregunta práctica es esta: si hoy su correo, sus archivos y sus reuniones dependen de un solo proveedor, ¿qué información tiene guardada en un lugar que usted controla?
La nube no es una copia de seguridad
Guardar en la nube y tener una copia de seguridad no son lo mismo. La nube sincroniza: si alguien borra o cifra un archivo, el cambio se propaga a todos los equipos conectados. Una copia de seguridad conserva versiones anteriores, separadas del original.
El propio Microsoft lo dice en su Contrato de Servicios, que rige las cuentas personales: recomienda hacer copias de seguridad periódicas del contenido y los datos que se almacenan en sus servicios, y aclara que no responde por las interrupciones o pérdidas que usted sufra. Para cuentas empresariales aplican otros términos de Microsoft; revíselos con su proveedor, pero no suponga que la plataforma sustituye su propia copia.
Google Workspace tiene límites claros de recuperación. Según su documentación para administradores, los archivos de Drive eliminados de forma permanente solo se pueden recuperar durante 25 días después de que el usuario vacía la papelera, y los de una cuenta de usuario eliminada, durante 20 días. Pasado ese plazo, Google los purga y no hay recuperación posible, salvo datos retenidos por reglas de Google Vault. Si un empleado elimina información y nadie lo nota en un mes, solo una copia propia la salva.
Una copia local tampoco reemplaza el servicio en vivo. Durante una caída como la del 12 de noviembre, una copia en un NAS no le devuelve el envío y recepción de correo en tiempo real. Le da acceso a los archivos y correos que ya tenía guardados, y es la diferencia entre trabajar con lo que hay y quedarse esperando.
La regla 3-2-1 y por qué un disco o un RAID no bastan
La regla 3-2-1 pide tres copias de sus datos (el original y dos copias), en dos tipos de medios distintos, con una copia fuera de la oficina. Para el ransomware se amplió a 3-2-1-1-0: una copia más que no se pueda alterar ni borrar (inmutable o desconectada) y cero errores, comprobados con pruebas de restauración. Si todas sus copias están conectadas a la red de la oficina, un ataque puede cifrarlas o borrarlas todas.
Un RAID no es una copia de seguridad. El RAID mantiene el equipo funcionando cuando un disco falla, pero no lo protege de un borrado, de un virus, de un incendio o de un robo. Un NAS con RAID es una buena base, y necesita una segunda copia en otro lugar.
Un disco duro externo es mejor que nada, pero tiene dos límites: depende de que alguien lo conecte y, si queda junto al computador, un robo o un incendio se lleva las dos cosas.
Qué equipo según el tamaño de su empresa
No hay un equipo correcto para todos. Esta tabla resume cada opción con lo que protege y lo que le falta.
| Opción | Para quién | Qué protege | Qué no protege | Qué agregar |
|---|---|---|---|---|
| Disco duro externo | Una persona o un equipo pequeño | Falla del computador y borrados, mientras la copia esté desconectada | Robo o incendio si queda junto al equipo; ransomware si está siempre conectado | Segundo disco que salga de la oficina y rotación periódica |
| NAS de escritorio (2 a 4 bahías) | Pequeñas empresas y oficinas | Falla de un disco (RAID), copias programadas de equipos, de Microsoft 365 y de Google Workspace, versiones anteriores | Incendio o robo si es la única copia | Copia fuera de sitio o en la nube |
| NAS en rack (4 a 8 bahías o más) | Empresas con servidores, varias sedes, colegios, universidades y hoteles | Lo anterior, con más capacidad, memoria ampliable y, en algunos modelos, fuente de poder redundante | Lo mismo: sigue necesitando copia fuera del sitio | Replicación a otro sitio y una copia inmutable |
La mejor protección no es un solo dispositivo caro, sino un hábito: respaldar con regularidad, guardar copias en lugares distintos y comprobar que se pueden recuperar. Un disco duro externo, un NAS y la nube pueden trabajar juntos para que, aunque “todo se caiga”, tu información siga estando a salvo.
¿Qué empresas deberían tener almacenamiento propio?
Esta infraestructura es especialmente importante para:
- Empresas corporativas: documentos administrativos, financieros y comerciales.
- Universidades y colegios: contenidos académicos, investigaciones, material audiovisual y documentación institucional.
- Entidades gubernamentales: archivos institucionales, expedientes y registros administrativos.
- Productoras audiovisuales: fotografías, videos, proyectos de edición y archivos de gran tamaño.
- Ingeniería y arquitectura: planos, modelos, diseños y documentación técnica.
- Clínicas e IPS: información administrativa y documentación institucional, bajo los controles de seguridad y cumplimiento que correspondan.
Online Business IT: soluciones para almacenar, respaldar y proteger tu información
En Online Business IT entendemos que la tecnología debe responder a las necesidades reales de cada organización.
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Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a construir una infraestructura que les permita administrar su información, reducir riesgos operativos y fortalecer la continuidad de sus operaciones.
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